Companiile care se confruntă cu facturi neîncasate pot recurge la diverse proceduri legale pentru a-și recupera banii de la debitori. Procesul începe cu verificarea documentelor justificative, precum contractele comerciale, avizele de însoțire a mărfurilor sau procesele-verbale de recepție. Este esențial ca aceste documente să demonstreze prestarea serviciilor sau livrarea bunurilor. De asemenea, firmele trebuie să monitorizeze termenul de prescripție, care este de trei ani în absența unor prevederi speciale, pentru a nu pierde dreptul de acțiune în instanță.
Primul pas recomandat în gestionarea datoriilor este transmiterea unei notificări scrise către clientul care nu a achitat factura. Acest document trebuie să conțină numărul și data facturilor, valoarea debitului, data scadenței și un termen de plată. Creditorul poate opta pentru o soluție amiabilă, cum ar fi plata în tranșe, dacă există garanții de respectare a angajamentului. Notificarea poate fi trimisă prin e-mail sau prin alte mijloace care permit dovedirea comunicării, păstrând dovezile de primire.
Dacă notificarea nu produce efect, creditorul poate emite o somație formală, obligatorie pentru procedura ordonanței de plată. Conform Codului de procedură civilă, aceasta trebuie comunicată prin executor judecătoresc sau prin scrisoare recomandată, cu confirmare de primire. Debitorului i se acordă un termen de 15 zile pentru achitare. În relațiile dintre profesioniști, se pot solicita și dobânzi penalizatoare conform Legii nr. 72/2013 sau conform clauzelor contractuale stabilite anterior între părți.
Atunci când debitorul refuză plata după somație, firma poate solicita instanței emiterea unei ordonanțe de plată. Această procedură, reglementată prin Codul de procedură civilă, se aplică doar creanțelor certe, lichide și exigibile. Cererea de plată se taxează cu o taxă judiciară de timbru fixă de 200 de lei, conform OUG nr. 80/2013, indiferent de mărimea creanței. Ordonanța de plată este executorie, însă procedura poate fi înlocuită de o acțiune de drept comun dacă debitorul contestă serios existența datoriei.
În cazul în care plata nu este efectuată nici după ordonanța de plată, creditorul poate solicita executarea silită prin intermediul unui executor judecătoresc. Măsurile pot include poprirea conturilor bancare, urmărirea bunurilor mobile, precum autovehiculele sau echipamentele, sau urmărirea bunurilor imobile. Legea nr. 72/2013 permite de asemenea solicitarea unor daune-interese suplimentare minimale de 40 de euro pentru întârziere. Aceste sume sunt distincte de cheltuielile de recuperare și de eventualele dobânzi penalizatoare aplicabile.
Gestionarea eficientă a fluxului de numerar este vitală pentru continuitatea activității comerciale și evitarea problemelor de lichiditate. Companiile pot preveni apariția facturilor neîncasate prin verificarea bonității clienților, stabilirea unor termene clare de plată și solicitarea unor avansuri pentru comenzile mari. Monitorizarea constantă a facturilor scadente și intervenția rapidă prin notificări pot reduce semnificativ riscul de acumulare a unor creanțe care devin ulterior greu de recuperat prin căile legale disponibile.