Angajatorii dețin dreptul de a verifica modul în care angajații își îndeplinesc atribuțiile de serviciu și de a proteja informațiile sau echipamentele companiei. Totuși, acest drept nu permite accesul nelimitat la viața privată a salariatului, nici la corespondența acestuia. Chiar dacă un laptop este proprietatea firmei, utilizarea lui nu transformă automat orice mesaj trimis într-o comunicare strict profesională, protejând astfel dreptul la intimitate.
Verificările efectuate de companii pot viza utilizarea aplicațiilor de lucru, securitatea sistemului informatic sau respectarea regulilor specifice pentru e-mailul profesional. Există însă o distincție juridică majoră între observarea faptului că un cont a fost utilizat și citirea conținutului mesajelor. Accesul la conținutul propriu-zis al comunicărilor este considerat un act mult mai intruziv, care necesită o justificare mult mai puternică din partea angajatorului.
În situațiile în care sunt utilizate sisteme de monitorizare electronică pentru protejarea intereselor firmei, angajatorul are obligația de a informa salariatul în mod clar și complet. Această comunicare trebuie să aibă loc înainte de efectuarea verificărilor. De asemenea, compania trebuie să poată justifica necesitatea acestor măsuri, să consulte reprezentanții salariaților sau sindicatul și să demonstreze că metodele mai puțin intruzive nu au fost suficiente.
Gestionarea datelor colectate este strict reglementată, astfel încât durata păstrării acestora să fie proporțională cu scopul urmărit. În mod regulamentar, datele nu pot fi păstrate mai mult de 30 de zile, cu excepțiile prevăzute de lege. O simplă mențiune generală în regulamentul intern, prin care se precizează că echipamentele pot fi verificate, nu îi oferă angajatorului libertatea de a accesa orice conversație privată a angajatului.
Limitele supravegherii rămân valabile și în cazul lucrului de acasă, unde anumite aplicații pot urmări timpul petrecut în programe sau istoricul căutărilor. O decizie analizată de autoritatea română pentru protecția datelor a subliniat că simpla dorință de a măsura productivitatea nu justifică orice nivel de supraveghere. Angajatorul trebuie să demonstreze că a încercat anterior metode mai puțin invazive înainte de a opta pentru monitorizarea detaliată a activității.
În cadrul legislației privind protecția datelor cu caracter personal, orice formă de monitorizare trebuie să respecte principiul proporționalității. Aceasta înseamnă că măsurile luate de angajator trebuie să fie strict necesare pentru atingerea unui scop legitim și să nu afecteze excesiv drepturile fundamentale ale persoanei. În România, autoritatea de control supraveghează astfel ca interesul economic al firmei să nu calce pe dreptul la viața privată al muncitorului.