Angajatorii din România vor avea o nouă obligație legală, impusă de Inspecția Muncii: înrolarea într-un nou Spațiu Privat Virtual (SPV). Această platformă va deveni canalul oficial de comunicare între inspectoratele teritoriale de muncă și entitățile juridice sau persoanele fizice. Anunțul a fost făcut de inspectorul general de stat Dantes Nicolae Bratu, în cadrul evenimentului HRNext desfășurat la București pe 16 octombrie.
Noul SPV va funcționa ca un instrument de schimb de documente în ambele sensuri, oferind trasabilitate și dată certă. Din partea inspectoratelor vor circula procese-verbale de control, măsuri dispuse, avize și notificări. La rândul lor, angajatorii vor putea transmite documentele solicitate pentru controale, dosare de cercetare, răspunsuri, clarificări sau documentația supusă avizării. Scopul final este mutarea întregii relații într-un singur canal electronic.
Implementarea acestui sistem va urma un proces etapizat, începând cu adoptarea unui act normativ care se află în pregătire. Ulterior, va avea loc darea în folosință a platformei și înrolarea angajatorilor în intervalul stabilit prin lege. În această perioadă de tranziție, Inspecția Muncii va utiliza și platforma SIAMC 2.0 pentru gestionarea electronică a documentelor. Cele două canale de comunicare vor coexista până la finalizarea procesului de digitalizare.
Dantes Nicolae Bratu a subliniat că SPV-ul nu reprezintă un portal suplimentar, ci un canal unic de corespondență. Acesta va fi susținut de sistemul SIAMC 2.0, care permite comunicarea în timp real și managementul electronic al documentelor. Un aspect important este introducerea controlului inteligent, bazat pe analiza automată a riscului. Această metodă nu va crește numărul de controale, ci va permite inspectorilor să efectueze verificări mai bine țintite.
Pentru a facilita tranziția, Inspecția Muncii recomandă companiilor să își pregătească deja resursele necesare. Angajatorii ar trebui să dețină o semnătură electronică calificată pentru reprezentantul societății și să desemneze un punct de contact clar. De asemenea, este recomandat ca documentele de securitate, sănătate în muncă și cele de personal să fie disponibile în format electronic. Actualizarea datelor de identificare și de contact este, de asemenea, esențială.
Digitalizarea relației dintre angajatori și autorități face parte dintr-un proces mai larg de modernizare a administrației publice. Proiectul de implementare a sistemului SIAMC 2.0 este finanțat prin PNRR, având ca obiectiv eliminarea deplasărilor la ghișee și a birocrației pe hârtie. Această inițiativă urmărește eficientizarea controlului prin corelarea informațiilor colectate online cu datele existente în sistemele instituției, oferind inspectorilor acces mobil la date chiar în timpul controalelor.