Angajatorii vor avea obligația de a se înrola în viitorul Spațiu Privat Virtual (SPV) al Inspecției Muncii. Acest nou sistem va funcționa ca canalul oficial de comunicare între inspectoratele teritoriale de muncă și entitățile economice. Implementarea acestui mecanism va fi reglementată printr-un act normativ aflat în pregătire, care va stabili atât obligația de înrolare, cât și termenul limită pentru îndeplinirea acesteia, urmând modelul aplicat anterior la Reges-Online.
Noul sistem va permite centralizarea întregii corespondențe dintre angajatori și inspectoratele teritoriale de muncă. Conform inspectorului general de stat, Dantes Nicolae Bratu, SPV-ul nu reprezintă un portal suplimentar, ci va fi canalul unic de comunicare. Prin această platformă vor circula documentele în ambele sensuri, asigurând trasabilitate și dată certă pentru toate actele transmise între părți.
Documentele care vor circula prin SPV includ procese-verbale de control, măsuri dispuse și termene de conformare, precum și avize sau notificări emise de inspectorate. Din partea angajatorilor, platforma va permite transmiterea documentelor solicitate pentru controale, dosare de cercetare a evenimentelor, documentația pentru avizare, răspunsuri și clarificări. Astfel, toate solicitările adresate persoanelor fizice și juridice către inspectoratele teritoriale vor fi gestionate într-un singur loc.
Implementarea va urma un calendar format din patru etape: adoptarea actului normativ, darea în folosință a SPV, înrolarea etapizată a angajatorilor și, în final, atingerea obiectivului de relație fără hârtie. Până la finalizarea procesului, cele două canale de comunicare vor coexista. Dantes Nicolae Bratu a precizat că toate termenele exacte vor fi făcute publice înainte de a deveni obligatorii pentru companii.
Inspecția Muncii va utiliza și platforma SIAMC 2.0 pentru gestionarea electronică a documentelor și orientarea controalelor în funcție de riscurile identificate. Aceasta include o componentă analitică ce recalculează periodic indicatorii de risc, oferind inspectorilor acces mobil la informații chiar în timpul controalelor. Dantes Nicolae Bratu a subliniat că analiza automată a riscurilor nu va duce la o intensificare a controalelor, ci la o mai bună țintire a acestora.
Digitalizarea proceselor administrative în România face parte dintr-un proces de modernizare a instituțiilor publice, vizând reducerea birocrației. Această tranziție către platforme digitale, precum SPV sau SIAMC 2.0, urmărește eficientizarea comunicării între stat și sectorul privat. Angajatorii se pot pregăti prin obținerea unei semnături electronice calificate și prin organizarea documentelor de personal și de securitate în format electronic.